OpenText™ | Business Network
Wszystko, co musisz wiedzieć
o Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF)
KSeF - Nadchodzą zmiany w wystawianiu faktur
KSeF (Krajowy System e-Faktur) to platforma uruchomiona w Polsce 1 stycznia 2022 roku, która umożliwia podatnikom wystawianie, otrzymywanie oraz przechowywanie faktur ustrukturyzowanych. Nadaje też każdej fakturze numer identyfikujący. Celem platformy jest przede wszystkim uszczelnić system podatkowy, ale niesie też korzyści dla przedsiębiorców, takie jak:
- Czas oczekiwania na zwrot podatku VAT skrócony do 45 dni (z 60-ciu)
- Zwolnienie z obowiązku przechowywania i archiwizacji faktur
- Brak konieczności oznaczania faktur korygujących i duplikatów
- Mniejsze ryzyko popełnienia błędów przy wystawianiu faktury
Według aktualnych planów Ministerstwa Finansów,dokładna data obowiązkowego korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur dla wszystkich czynnych podatników VAT nie jest jeszcze znana. Można się jednak spodziewać, że nastąpi to w najbliższych miesiącach lub latach.
Globalny trend
Podobne rozwiązania standaryzujące system wystawiania faktur są wprowadzane w różnych krajach na całym świecie. Pionierem były Włochy, gdzie e-fakturowanie zaczęto wdrażać już w 2014 r. Podobne systemy pojawiły się później w Hiszpanii (2018) i Portugalii (2019). Polska będzie czwartym krajem Unii Europejskiej, w którym obowiązywać będzie wystawianie faktur ustrukturyzowanych.
Pobierz materiały
Przygotuj firmę na KSeF
Wypełnij formularz aby pobrać materiały
WEBINARIUM:
Wyzwania klientów SAP w związku z wdrożeniem KSeF – potrzeby biznesu, a możliwości IT
Organizacje, które korzystają z SAP, mierzą się z wieloma wyzwaniami w kontekście wymogów prawnych związanych z uruchomieniem obowiązkowego e-fakturowania w Polsce, Europie, czy na świecie (e-invoicing tsunami). Polska jest jednym z pierwszych krajów w Unii Europejskiej, który zdecydował się wprowadzić obowiązkowe e-fakturowanie B2B, co oznacza pilną potrzebę integracji z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF).
e-Invoicing Readiness Check for KSeF
Sprawdź, czy Twoja organizacja jest gotowa na KSeF
Zamów dogłębną analizę swoich systemów i procesów i otrzymaj analizę luk, zalecenia wdrożeniowe i warsztaty.
Przeczytaj artykuły o KSeF
Zintegruj swój system ERP z platformą KSeF
OpenText monitoruje zmiany przepisów prawnych w ponad 45 krajach i zapewnia zgodność swoich produktów z lokalnymi wymogami prawnymi. Od 2022 roku udostępniamy rozwiązanie umożliwiające integrację z KSeF niezależnie od firmowego systemu ERP.
OpenText Active Invoices with Compliance to usługa obsługująca faktury elektroniczne, dostępna w rodzinie produktów OpenText Business Network, oferowana w modelu SaaS/Managed Service. Nasze rozwiązanie integruje się z systemami fakturowo-księgowymi, takimi jak SAP, Comarch ERP, Comarch Optima i inne, umożliwiając automatyzację przetwarzania faktur strukturalnych w pełni zintegrowanych z platformą KSeF (za pomocą API).
Dlaczego warto wybrać OpenText Active Invoices with Compliance
- Jedno rozwiązanie komunikacyjne dla wszystkich faktur Klienta, sprzedażowych jak i zakupowych w ramach obecnych systemów ( w tym również kompleksowa obsługa end-to-end faktur sprzedażowych/zakupowych w środowisku SAP)
- Gwarancja przekazywania do Klienta pozytywnych i negatywnych statusów zwrotnych z KSeF oraz UPO
- Mapowanie faktur do wymogów systemowych klienta
- Walidacje przekazywanych faktur zgodnie ze schematem KSeF xml (możliwość walidacji zgodnie z regułami biznesowymi na życzenie Klienta)
- Bieżący monitoring zmian do wymagań KSeF i dynamiczne dostosowywanie się do nich
- Jedno archiwum dla wszystkich faktur, w tym w formacie zgodnym z KSeF xml oraz formie czytelnej/pdf
- Procesowanie i przechowywanie statusów zwrotnych, w tym negatywnych (błędnych) wynikających z braku możliwości dostarczenia do API KSeF
- Bezpieczeństwo: danych jak i uwierzytelniania w systemie KSeF
Masz pytania? Skontaktuj się z nami
 | Daria Rahner Account Executive e-mail: drahner@opentext.com tel: 798 475 690 |
 | Katarzyna Lach-Depa Senior Account Executive e-mail: efaktura@opentext.com |
 | Iwona Kubisiak Senior Account Executive e-mail: efaktura@opentext.com |
 | Mateusz Sielski Senior Account Executive e-mail: efaktura@opentext.com |
 | Tomasz Spłuszka Principal Value Engineer e-mail: efaktura@opentext.com |
Poznaj rozwiązania OpenText Business Network wspierające proces e-fakturowania
 | OpenTextTM Active Invoices with Compliance OpenText Active Invoices with Compliance (AIC) to oparte na chmurze rozwiązanie do elektronicznego fakturowania, które pomaga firmom zachować zgodność z przepisami B2B i B2G w ponad 45 krajach. Pobierz opis rozwiązania |
 | OpenTextTM Trading GridTM OpenText Trading Grid to ujednolicona platforma integracyjna business-to-anything (B2A), która umożliwia firmom dotarcie do zróżnicowanego ekosystemu wewnętrznych i zewnętrznych systemów, uzytkowników i rzeczy w rozszerzonym ekosystemie cyfrowym. Pobierz opis rozwiązania |
 | OpenTextTM LensTM OpenText Lens to oparte na chmurze rozwiązanie, które pomaga monitorować przepływ danych pomiędzy Twoimi systemami, a Partnerami. Rozwiązanie to oferuje wgląd w przepływ wszystkich przetwarzanych danych, aby umożliwić proaktywne zarządzanie incydentami z wykorzystaniem alertów i powiadomień o zdarzeniach. Pobierz opis rozwiązania |
| Obszar funkcjonalny | Opis |
| Automatyzacja Wysyłki i Odbioru faktur elektronicznych |
|
| Autoryzacja KSeF | Realizowana zgodnie z metodami zdefiniowanymi przez KSeF (Token) Statusy, UPO, numer KSeF Obsługa statusów, UPO oraz Numeru faktury w KSeF (w tym zwrotne przekazywanie danych do systemów źródłowych Klienta) |
| Archiwizacja danych oraz kontrole organów zewnętrznych |
|
| Transmisja e-Faktur |
Faktury elektroniczne są odczytywane i zapisywane dla Klientów w Platformie KSeF. Równocześnie istnieje w OpenText możliwość wymiany Faktur elektronicznych z Partnerami Biznesowych równoległym kanałem do KSeF (np. komunikacja z zagranicznym kontrahentem)
|
| Zapewnienie autentyczności pochodzenia oraz integralności treści | Gwarantuje autentyczność pochodzenia (eFaktura pochodzi ze zdefiniowanego źródła) i integralność treści (eFaktura nie została zmieniona przez cykl życia dokumentu) poprzez zastosowanie podpisów cyfrowych / pieczęci elektronicznych, komunikacji EDI albo reguł biznesowych (zgodnie ze specyfiką lokalnego kraju). |
OpenText Active Invoices with Compliance działa w oparciu o najwydajniejszą na świecie chmurową platformę do integracji partnerów biznesowych – OpenText™ Trading Grid™.
Proces obsługi e-Faktur w OpenText Trading Grid
Krajowy System e-Faktur – najczęstsze pytania i odpowiedzi
Co to jest KSeF?
KSeF to Krajowy System e-Faktur pozwalający na wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych. Elektroniczna platforma ma służyć do uproszczenia procesu fakturowania w Polsce. KSeF nie będzie dotyczył faktur konsumenckich (B2C).
Jakie korzyści wynikają z KSeF?
Korzyści wynikające z wprowadzenia KSeF to m.in.:
- przyspieszenie obiegu faktur (wgląd w ścieżkę obiegu faktury);
- zwiększenie bezpieczeństwa (faktury nie będzie mogła zaginąć);
- skrócenie zwrotu VAT o 20 dni;
- zwolnienie z obowiązku przechowywania faktur przy jednoczesnym stałym dostępie do elektronicznej wersji dokumentów.
Czym jest faktura ustrukturyzowana?
Faktura ustrukturyzowana to forma faktury elektronicznej dla polskich podatników, którą można wystawić za pośrednictwem KSeF. Każdy dokument będzie miał numer identyfikujący fakturę w systemie. Obowiązującym formatem e-faktur będzie xml zgodny ze strukturą FA(2).
Faktury ustrukturyzowane będą obowiązkowe dla podatników płacących VAT, zwolnionych z VAT przedsiębiorców (od 1 stycznia 2025) oraz podatników zidentyfikowanych w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, posiadających polski NIP.
Od kiedy korzystanie z KSeF będzie obowiązkowe?
19 stycznia 2024 roku Ministarstwo Finansów poinformowało o odroczeniu obowiązku korzystania z KSeF, który miał wejść w życie 1 lipca 2024 roku. Aktualnie data wprowadzenia obowiązku korzystania z KSeF nie jest znana.
Czym jest OpenText Active Invoices with Compliance?
OpenText Active Invoices with Compliance to rozwiązanie w modelu usługowym do obsługi faktur elektronicznych. Umożliwia ono integrację KSeF dla takich systemów fakturowo-księgowych, jak SAP, Comarch ERP, Comarch Optima oraz wielu innych platform ERP. OpenText Active Invoices with Compliance jest w pełni zintegrowane z platformą KSeF (poprzez zdefiniowane API) i umożliwia pełną automatyzację procesowania faktur ustrukturyzowanych.