KSeF – 7 najważniejszych korzyści dla firm
Poznaj korzyści, na jakie mogą liczyć przedsiębiorstwa, które wystawiają faktury z KSeF. Szybszy zwrot VAT, mniejsze ryzyko pomyłek i inne zalety.
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to przede wszystkim rozwiązanie Ministerstwa Finansów na uszczelnienie systemu podatkowego w Polsce – ale jego upowszechnienie niesie też szereg zalet dla działów księgowości w firmach. Na jakie korzyści mogą liczyć przedsiębiorstwa, które wystawiają faktury z KSeF?
Przypominamy:
KSeF to platforma, która umożliwia podatnikom wystawianie, otrzymywanie oraz przechowywanie faktur ustrukturyzowanych. Nadaje też każdej fakturze numer identyfikujący.
Wystawianie faktur przez KSeF stanie się obowiązkowe dla podatników VAT z siedzibą lub stałym miejscem prowadzenia działalności w Polsce od 1 lipca 2024 r. Przedsiębiorcy zwolnieni z VAT będą zobligowani do wystawiania e-faktur od 1 stycznia 2025 r.
- Szybszy zwrot VAT: wdrożenie KSeF ma na celu usprawnienie procesu fakturowania i cyfryzację rozliczeń. Dzięki automatyzacji i przyspieszeniu obiegu dokumentów termin zwrotu VAT skróci się o 20 dni (z dotychczasowych 60 do 40). Oznacza to realną poprawę płynności finansowej małych i średnich przedsiębiorstw, które będą otrzymywać środki z VAT szybciej niż dotychczas.
- Przyspieszona realizacja płatności: cyfrowy i zautomatyzowany obieg faktur oznacza sprawniejsze dokumentowanie zawieranych transakcji. KSeF zweryfikuje, czy faktura została wystawiona przez uprawniony do tego podmiot, a odbiorca otrzyma ją w czasie rzeczywistym. Wystawiający będzie jednocześnie pewien, że dotarła ona do kontrahenta – tym samym przyspieszeniu ulegnie realizacja płatności.
- Szybszy kontakt z Urzędem Skarbowym: korzystający z KSeF przedsiębiorcy mogą teraz wysyłać faktury do Urzędu Skarbowego bezpośrednio z platformy. Ta prostsza i szybsza forma komunikacji z urzędnikami eliminuje potrzebę generowania plików kontrolnych (JPK_FA) dla faktur przekazywanych przez KSeF. Aktualne dane są zawsze widoczne w systemie, co przekłada się na łatwiejszy dostęp do informacji podatkowych.
- Porządek: koniec z duplikatami i zaginionymi fakturami Dzięki KSeF oraz cyfryzacji obiegu faktur, żaden dokument nie zaginie ani nie zostanie zniszczony. Zarówno wystawiający, jak i odbierający faktury mają dostęp do elektronicznej wersji, co eliminuje konieczność wystawiania duplikatów. Przejście na faktury ustrukturyzowane XML pozwala także na realne oszczędności środków oraz miejsca w firmowych archiwach. Dane o transakcjach są przechowywane przez KSeF przez okres 10 lat.
- Prościej i bez pomyłek: elektroniczne faktury w ramach KSeF są ustandaryzowane, co umożliwia automatyzację części procesów księgowych i zmniejsza ryzyko popełnienia błędów przy wprowadzaniu danych. Przejście na e-faktury eliminuje także konieczność skanowania lub przepisywania dokumentów.
- Dostępność: KSeF jest dostępny przez całą dobę, siedem dni w tygodniu. Elektroniczny dostęp do dokumentów usuwa ograniczenia związane z tradycyjnymi godzinami pracy przedsiębiorstw i ich partnerów.
- Bezpieczeństwo: dane utrzymywane w KSeF oraz proces komunikacji z platformą są szyfrowane. Dostęp do systemu każdorazowo wymaga obowiązkowego uwierzytelnienia tożsamości logującego się podmiotu.
Krajowy System e-Faktur zarówno przyspiesza, jak i ułatwia fakturowanie. Może jednak tworzyć komplikacje dla większych firm korzystających z systemów finansowo-księgowych ERP (np. SAP, Comarch ERP czy Comarch Optima). Przedsiębiorcy będą musieli dostosować swój aktualny system IT do KSeF.
Z pomocą przychodzi rozwiązanie OpenText Active Invoices with Compliance, które umożliwia pełną integrację z rządową platformą i automatyzację przetwarzania faktur, niezależnie od wykorzystywanego w firmie systemu ERP. Zapewnia kompleksową obsługę end-to-end faktur sprzedażowych/zakupowych w środowisku SAP oraz bezpieczeństwo danych i uwierzytelniania w systemie KSeF.
Wybierając OpenText Active Invoices with Compliance możesz liczyć na zgodność swoich faktur z przepisami B2B oraz B2G w ponad 45 krajach, wszystko w ramach jednej platformy.
e-Invoicing Readiness Check for KSeF
Sprawdź, czy Twoja organizacja jest gotowa na KSeF
Zamów dogłębną analizę swoich systemów i procesów i otrzymaj analizę luk, zalecenia wdrożeniowe i warsztaty.
Poznaj rozwiązania OpenText Business Network wspierające proces e-fakturowania
 | OpenTextTM Active Invoices with Compliance OpenText Active Invoices with Compliance (AIC) to oparte na chmurze rozwiązanie do elektronicznego fakturowania, które pomaga firmom zachować zgodność z przepisami B2B i B2G w ponad 45 krajach. Pobierz opis rozwiązania |
 | OpenTextTM Trading GridTM OpenText Trading Grid to ujednolicona platforma integracyjna business-to-anything (B2A), która umożliwia firmom dotarcie do zróżnicowanego ekosystemu wewnętrznych i zewnętrznych systemów, uzytkowników i rzeczy w rozszerzonym ekosystemie cyfrowym. Pobierz opis rozwiązania |
 | OpenTextTM LensTM OpenText Lens to oparte na chmurze rozwiązanie, które pomaga monitorować przepływ danych pomiędzy Twoimi systemami, a Partnerami. Rozwiązanie to oferuje wgląd w przepływ wszystkich przetwarzanych danych, aby umożliwić proaktywne zarządzanie incydentami z wykorzystaniem alertów i powiadomień o zdarzeniach. Pobierz opis rozwiązania |