Jak przygotować firmę na KSeF?
Czym jest KSeF i jak przygotować na niego firmę? Dowiedz się, jak przejść na e-faktury ustrukturyzowane.
Od 1 lipca 2024 r. polscy przedsiębiorcy będą zobowiązani do korzystania z e-faktur ustrukturyzowanych w ramach KSeF – Krajowego Systemu e-Faktur. Na szczęście wciąż jest wystarczająco dużo czasu, aby odpowiednio przygotować swoją firmę na nowe regulacje. O co warto zadbać szykując się na KSeF?
Przypominamy:
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to rozwiązanie Ministerstwa Finansów do elektronicznego wystawiania i odbierania faktur. Faktury są przechowywane w systemie i przekazywane pomiędzy kontrahentami w formacie XML, co powoduje, że są one trudne do czytania w swojej podstawowej postaci. Aby móc je sprawdzić, konieczne jest zastosowanie odpowiedniego oprogramowania, które umożliwi dalsze przetwarzanie i obieg dokumentów.
Zaplanuj przejście na e-faktury ustrukturyzowane
KSeF stanowi wyzwanie dla wszystkich firm, niezależnie od rozmiaru. Małe i średnie firmy mają ograniczone zasoby IT i finansowe, co może utrudnić dostosowanie się do nowych regulacji. W dużych firmach, które przetwarzają setki lub tysiące dokumentów miesięcznie, jest to jeszcze bardziej skomplikowane.
Zalecamy staranne przygotowanie i zaplanowanie przejścia na KSeF. Na samym początku warto utworzyć zespół pracowników, którzy posiadają dogłębną wiedzę na temat obecnych procedur obiegu faktur w Twojej firmie oraz potrafią dostosować je do nowych wymagań.
Osoby te powinny dokładnie zaznajomić się z wymogami prawno-podatkowymi związanymi z przejściem na KSeF i dokładnie zbadać potrzeby różnych działów w firmie w kontekście wystawiania i otrzymywania faktur. Efektem pracy tego zespołu powinien być kilkuetapowy plan działań, który będzie wytyczał kolejne kroki w procesie migracji.
Z przygotowaniem do wdrożenia KSeF nie warto czekać na ostatnią chwilę. Chociaż system e-fakturowania stanie się obligatoryjny dopiero od 1 lipca 2024 r., to już teraz zaleca się rozpoczęcie wewnętrznych prac, które przygotują firmę do cyfrowego obiegu dokumentów. Im wcześniej się zacznie, tym szybciej odczuwalne będą korzyści wynikające z KSeF – takie jak skrócony czasu zwrotu podatku VAT czy przyspieszone realizacje transakcji zawieranych z partnerami.
Wybierz lub dostosuj rozwiązanie do e-invoicingu
Kwestia oprogramowania do fakturowania jest istotna w kontekście przygotowania do KSeF. Przeanalizuj, jak wygląda aktualny proces obiegu faktur w Twojej firmie. Czy posiadane rozwiązanie do faktur pozwala na integrację z KSeF – i w jakim stopniu?
Dla większych firm, które przetwarzają setki, a nawet tysiące faktur za pomocą systemów ERP, automatyzacja tego procesu jest niezwykle istotna. Dlatego niektórzy przedsiębiorcy będą musieli dostosować swój aktualny system IT do KSeF.
Dzięki rozwiązaniu OpenText Active Invoices with Compliance, można w pełni zintegrować swoją platformę fakturowo-księgową z rządową platformą i zautomatyzować przetwarzanie faktur, niezależnie od wykorzystywanego w firmie systemu ERP. Zapewnia kompleksową obsługę end-to-end faktur sprzedażowych/zakupowych i pozwala zachować zgodność z regulacjami w ponad 48 krajach.
Przeszkól pracowników z obsługi faktur w realiach KSeF
KSeF ma swoje zalety – powinien znacząco uprościć proces fakturowania przez jego standaryzację i digitalizację. Nie oznacza to jednak, że rozwiązanie do e-fakturowania przejmie wszystkie obowiązki pracowników. Osoby zajmujące się przygotowywaniem faktur i obsługą faktur w firmach powinny przejść szkolenie wyjaśniające, jak zmienią się dotychczasowe procesy i jak korzystać z rozwiązań integrujących z KSeF. Instruktaż powinien być obowiązkowy dla działu finansowego, działu księgowości, jak i wszystkich pracowników mających styczność z fakturami.
Warto, aby w tym procesach audytu i szkoleń uczestniczyli zarówno pracownicy bezpośrednio zajmujący się fakturami (w tym ich odbiorcy), jak i specjaliści IT. W ten sposób wprowadzenie KSeF będzie jeszcze łatwiejsze i skuteczniejsze.
e-Invoicing Readiness Check for KSeF
Sprawdź, czy Twoja organizacja jest gotowa na KSeF
Zamów dogłębną analizę swoich systemów i procesów i otrzymaj analizę luk, zalecenia wdrożeniowe i warsztaty.
Poznaj rozwiązania OpenText Business Network wspierające proces e-fakturowania
 | OpenTextTM Active Invoices with Compliance OpenText Active Invoices with Compliance (AIC) to oparte na chmurze rozwiązanie do elektronicznego fakturowania, które pomaga firmom zachować zgodność z przepisami B2B i B2G w ponad 45 krajach. Pobierz opis rozwiązania |
 | OpenTextTM Trading GridTM OpenText Trading Grid to ujednolicona platforma integracyjna business-to-anything (B2A), która umożliwia firmom dotarcie do zróżnicowanego ekosystemu wewnętrznych i zewnętrznych systemów, uzytkowników i rzeczy w rozszerzonym ekosystemie cyfrowym. Pobierz opis rozwiązania |
 | OpenTextTM LensTM OpenText Lens to oparte na chmurze rozwiązanie, które pomaga monitorować przepływ danych pomiędzy Twoimi systemami, a Partnerami. Rozwiązanie to oferuje wgląd w przepływ wszystkich przetwarzanych danych, aby umożliwić proaktywne zarządzanie incydentami z wykorzystaniem alertów i powiadomień o zdarzeniach. Pobierz opis rozwiązania |