KSeF - 13 najczęściej zadawanych pytań
Wybierz rozwiązanie do e-fakturowanie, które zapewni Ci zgodność z KSeF i regulacjami w 48 krajach.
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, stanie się obowiązkowy dla większości przedsiębiorców od 1 lipca 2024 roku. W niniejszym artykule omówimy kluczowe informacje związane z tym nowym rozwiązaniem Ministerstwa Finansów oraz narzędziem OpenText Active Invoices with Compliance, które może ułatwić jego wdrożenie w Twojej firmie.
1. Co to jest KSeF?
KSeF to ogólnokrajowy system teleinformatyczny, który umożliwia wystawianie, przyjmowanie i przechowywanie e-faktur w formie ustrukturyzowanej w transakcjach pomiędzy przedsiębiorstwami. Każdej e-fakturze w formacie XML zostaje przypisany unikalny 35-cyfrowy numer identyfikacyjny.
Do obsługi e-faktur można korzystać z darmowych aplikacji dostarczanych przez Ministerstwo Finansów lub wybrać komercyjne rozwiązania firm trzecich oferujące rozszerzone funkcje, zabezpieczenia i udogodnienia.
2. Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy?
Od 1 lipca 2024 roku, KSeF będzie obowiązkowy dla wszystkich podatników VAT, którzy mają siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce. Przedsiębiorcy zwolnieni z VAT będą musieli rozpocząć wystawianie e-faktur w ramach KSeF od 1 stycznia 2025 roku. Od tego daty wszyscy podatnicy prowadzący działalność gospodarczą i dostarczający produkty lub usługi innym przedsiębiorcom będą musieli korzystać z KSeF.
3. Czy osoby z działalnością nierejestrowaną też będą musiały korzystać z KSeF?
Tak – w sytuacji, gdy osoba prowadząca działalność nierejestrowaną będzie dokonywać sprzedaży na rzecz innego przedsiębiorcy, ma ona obowiązek wystawić mu fakturę przez KSeF. Do korzystania z systemu konieczne jest posiadanie numeru NIP.
4. Czy w ramach KSeF można wystawiać faktury w obcej walucie?
Tak, KSeF umożliwia wystawianie faktur w obcej walucie. Dla przedsiębiorców prowadzących działalność międzynarodową zaleca się korzystanie z zintegrowanego z KSeF oprogramowania, takiego jak OpenText Active Invoices with Compliance. To narzędzie sprawdzi, czy faktura jest zgodna z wymogami KSeF polskiego prawa i czy kwota jest wyrażona w odpowiedniej walucie, gdy faktura jest kierowana za granicę.
5. Czy w KSeF można wystawić fakturę proforma?
Nie, KSeF nie obsługuje faktur proforma, ponieważ nie są one fakturami VAT.
6. Czy w KSeF można wystawić fakturę dla osób prywatnych?
Tak, technicznie KSeF pozwala na wystawianie faktur dla osób nieprowadzących działalności gospodarczej (B2C). Pierwotne obowiązek wykorzystywania KSeF miał również dotyczyć faktur B2C, jednak obecnie nie muszą być one dostarczane do KSeF.
7. Czy KSeF umożliwia samofakturowanie?
Tak, platforma KSeF umożliwia nabywcom samofakturowanie, ale sprzedawca musi nadać odpowiednie uprawnienia swoim kontrahentom.
8. Czy w ramach KSeF e-faktury może wystawiać biuro rachunkowe?
Tak, KSeF pozwala na wskazanie innego podmiotu, który będzie wystawiał e-faktury w imieniu firmy. Podobnie, jak przy samofakturowaniu – wymaga to nadania uprawień dla biura rachunkowego.
9. Czy KSeF pozwala na korygowanie błędów w fakturach?
Tak, w ramach KSeF można wystawić nieograniczoną liczbę faktur korygujących dla jednej faktury sprzedażowej. Jednak nie ma możliwości generowania not korygujących.
10. Czy do faktur wystawionych w KSeF można dołączyć załączniki?
Nie, KSeF nie umożliwia dołączania załączników do faktur. Platforma pozwala jednak na umieszczanie odnośników w fakturach, które kierują odbiorcę do witryny z dodatkowymi dokumentami. Faktury ustandaryzowane zawierają również pola, w których można umieścić dodatkowe informacje
Wiemy jednak, że możliwość obsługi załączników jest analizowana. Nie jest wykluczone, że w przyszłości KSeF będzie obsługiwać taką funkcję.
11. Moja firma korzysta już z systemu finansowo-księgowego ERP. Jak przejść na KSeF?
Przedsiębiorcy korzystający z systemów ERP mogą skorzystać z narzędzia OpenText Active Invoices with Compliance, które integruje się z KSeF niezależnie od używanego oprogramowania ERP. To narzędzie zapewnia kompleksową obsługę faktur zakupowych i sprzedażowych, gwarantuje bezpieczeństwo danych oraz długoletnią archiwizację przetwarzanych faktur.
12. W jaki sposób KSeF zabezpiecza dane?
Dane przechowywane w KSeF oraz proces komunikacji z platformą są szyfrowane, a dostęp do systemu wymaga obowiązkowego uwierzytelnienia tożsamości logującego się podmiotu. Wystawione w systemie faktury są przesyłane między stronami w formacie XML, co wymaga dedykowanego oprogramowania do przetwarzania i obiegu tych dokumentów. Rozwiązania takie jak OpenText Active Invoices with Compliance kontrolują autentyczność e-faktur, zgodność z wymogami oraz zapobiegają duplikatom.
13. Jak długo KSeF będzie przechowywał e-faktury?
Faktury wystawione w ramach KSeF będą przechowywane cyfrowo przez okres 10 lat. Istnieje również opcja przedłużenia okresu archiwizacji nawet o 20 lat, korzystając z OpenText Active Invoices with Compliance.
Mamy nadzieję, że ten artykuł rozwiał kilka Twoich wątpliwości na temat KSeF. Pamiętaj o wdrożeniu odpowiedniego oprogramowania dla swojej firmy i dostosowaniu swojego procesu fakturowania do nowych regulacji.
e-Invoicing Readiness Check for KSeF
Sprawdź, czy Twoja organizacja jest gotowa na KSeF
Zamów dogłębną analizę swoich systemów i procesów i otrzymaj analizę luk, zalecenia wdrożeniowe i warsztaty.
Poznaj rozwiązania OpenText Business Network wspierające proces e-fakturowania
 | OpenTextTM Active Invoices with Compliance OpenText Active Invoices with Compliance (AIC) to oparte na chmurze rozwiązanie do elektronicznego fakturowania, które pomaga firmom zachować zgodność z przepisami B2B i B2G w ponad 45 krajach. Pobierz opis rozwiązania |
 | OpenTextTM Trading GridTM OpenText Trading Grid to ujednolicona platforma integracyjna business-to-anything (B2A), która umożliwia firmom dotarcie do zróżnicowanego ekosystemu wewnętrznych i zewnętrznych systemów, uzytkowników i rzeczy w rozszerzonym ekosystemie cyfrowym. Pobierz opis rozwiązania |
 | OpenTextTM LensTM OpenText Lens to oparte na chmurze rozwiązanie, które pomaga monitorować przepływ danych pomiędzy Twoimi systemami, a Partnerami. Rozwiązanie to oferuje wgląd w przepływ wszystkich przetwarzanych danych, aby umożliwić proaktywne zarządzanie incydentami z wykorzystaniem alertów i powiadomień o zdarzeniach. Pobierz opis rozwiązania |